Оформление дела начинается с момента его заведения в компании и заканчивается подготовкой к сдаче на архивное хранение в конце календарного года. Оформление дел – это не просто завести папку с файлами. Это целый комплекс мероприятий, который должен идти в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел компании и по установленным правилам оформления дел.
Правильное формирование и оформления дел это:
- Подбор документов по видам и с учетом сроков хранения
- Нумерация листов согласно требованиям
- Заполнение заверительного листа, с учетом особенностей дела
- При необходимости составление описи документов в деле
- Составление заголовка дела
- Оформление обложки дела согласно требованиям
Контроль правильного оформления дел производится лицами, отвечающими за документооборот компании (архивист, делопроизводитель). Все дела в обязательном порядке должны быть сформированы и оформлены согласно номенклатуры дел, листы пронумерованы. В делах, со сроками хранения 5 лет, нумерация не обязательна.
Команда ТОО «Архив-Аудит» окажет вам весь спектр услуг по оформлению и формированию дел. Наши специалисты на должном уровне проведут экспертизу ценности всех документов компании, проверят и определят сроки хранения, грамотно оформят все дела в соответствии с законодательными требованиями.
Доверяя свои документы и работу с ними команде ТОО «Архив-Аудит» вы не только будете уверены в сохранности своих документов, но и будете в полной мере подготовлены к различным проверкам документации (налоговые, прокурорские, аудиторские) и будете точно знать, что все правила оформления дел в Вашей организации соблюдены.