Обеспеченность кадрами
Из 2000 работников только государственных архивов Республики Казахстан только 9% имеют специальное образование. Кроме того, есть еще большая потребность в специалистах во всех отраслях, так как документы создаются и в государственных и негосударственных организациях. Соответственно ведомственные архивы есть во всех организациях.
______________________________________________
Почему документирование, делопроизводство, архивы должны быть на современном уровне?
Современное общество называют постиндустриальным, и основная масса, работающих занята в сфере информационной деятельности. Главный продукт их деятельности - информация.
Все начинается с делопроизводства. Уровень развития делопроизводства отражает уровень развития государства. Работа с документами - составная часть процесса управления. Делопроизводство связано с государством.
Образованный человек должен обладать высоким уровнем информационной культуры. Он должен не только грамотно писать, но и в соответствии с правилами оформить документ.
Эффективная работа с документами - поиск, обработка, хранение значительно снижает финансовые, материальные, трудовые ресурсы, экономит время. Для качественной работы с документами требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов - архивистов.
______________________________________________
История документирования
В конце первого тысячелетия до н.э. древними тюрками на бескрайних просторах от Монголии до Венгрии оставлены памятники рунического письма. Прототюркские иероглифы и письмена находят исследователи в ассирийском, шумерском, скифском периодах истории древних тюрков.
Обнаружено и изучено около 300 новых текстов только в Центральной Азии. И их количество продолжает расти.
Наиболее сенсационные руны найдены в Казахстане в кургане Иссык (Золотой человек), урочище Тамгалы и бассейне реки Или.
Руническая письменность тесно связано историей культуры древних тюркоязычных племен Семиречья. Для понимания истории письменности большое значение имеют ранние формы знаков письма, пиктограммы и идеограммы, найденные в регионе и относятся они к эпохам неолита, бронзы и железа (4-1 тыс. до н.э.)
«Доктор филологических наук А. Н. Гаркавец, одну за другой издал две огромные книги из письменного наследия кыпчаков. Первая («Армяно-кыпчакский псалтырь» шестнадцатого века (1575—1580), автор ее дьякон Лусиг из Львова) вышла в 2001 году в Алматы, вторая книга (Кыпчакское письменное наследие. Каталог и тексты памятников армянским письмом. Алматы: Дешт-и-Кыпчак, была издана в 2002 году. В книгу вошли 110 уникальных кыпчакских письменных памятников, написанных армянской графикой в XVI—XVII веках, иначе армяно-половецких рукописей. Сами тексты легко узнаются людьми, знающими хотя бы один из тюркских языков, это кыпчакский язык, который все равно, что чагатайский, который все равно, что казахский». (Орынбай Жанайдаров)
«…в Российской Академии Наук хранится 4228 древнетюркских рукописей, 8 тысяч единиц хранения имеется в Германской коллекции. Известно, что существуют коллекции лондонская, парижская, японская, шведская, финская, пекинская и другие.
Древнетюркское письмо стало аванпостом европейского способа изложения мысли на Востоке, поскольку было распространено от Туркестана до Байкала.
Древнетюркский рунический алфавит возник в тюркской среде не позднее первой половины VII века, имея огромный ареал распространения от Орхона до Дуная, от Якутии до Гоби и Тибета. На нем написаны Орхоно-енисейские тексты VIII века, «Ырк битиг» X века. Среди древнейших тюркских текстов называют фрагмент по минералогии, найденный экспедицией А.Лекока (1905-1906 г.г.) на берегу Туюк. В Пещере тысячи будд, замурованной в 1002 году. Обнаружен самый древний сборник тюркских пословиц руническим письмом(М.Ж.Хасанаев)
______________________________________________
Современное документирование и организация делопроизводства имеет прямое отношение к сохранности документов современного периода истории нашей страны.
Как приходиться восполнять «белые пятна» в истории Казахстана.
Впервые на постсоветском пространстве в Казахстане была принята Программма «Культурное наследие»
В результате научно-исследовательских экспедиций в Китай, Турцию, Монголию, Россию, Японию, Египет, Узбекистан, Армению, а также в США и страны Западной Европы приобретено свыше 5 тысяч ценнейших архивных документов, рукописей и печатных изданий по истории, этнографии, искусству Казахстана, ранее неизвестных в отечественных научных кругах.
Предки казахов в кочевых условиях, в большинстве случаев, не имели возможность сохранить документальную часть своей истории и поэтому сейчас государство вынуждено затрачивать значительные средства на её приобретение в зарубежных архивах.
Сохранность документов современной истории зависит от нас всех.
______________________________________________
Архивисты следят за сохранностью документов и за процессом документирования.
Связь между документированием и сохранностью документов Национального архивного фонда Республики Казахстан существовала всегда, актуальна и сейчас. Помимо сбора, обеспечения сохранности и научного использования документов, в функции архивов входит контроль за состоянием документирования и архивов в ведомствах. Архивисты следят за сохранностью документов и за процессом документирования.
______________________________________________
Эффективность работы с документами залог успешной работы коллектива
Непрерывный рост разносторонней информации и ее объемов во всем мире, в том числе и в Казахстане, вызывает необходимость изыскивать способы и методы управления процессом документирования. Бесспорно, что от объективности, оперативности и достоверности информации зависят своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Исследования показали, что содержание делопроизводственных служб составляет 12–15 % финансовых затрат на содержание управленческого аппарата. Это только прямые затраты.
Поэтому сейчас необходима модернизация системы управления, когда итогом работы должен быть результат, эффективность работы правительственных учреждений, административного аппарата организаций, сокращение расходов на его содержание, снижение себестоимости подготовки, обработки, хранения документов и повышение полезности информации.
Эту же задачу поставил еще в 2000 году Указ Президента Республики Казахстан «О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращением документооборота» от 31 июля 2000 г. № 427.
Об этом же он сказал на последнем съезде «Нур Отан», где первым из пяти институциональных реформ назвал формирование профессионального и автономного государственного аппарата.
______________________________________________
О курсах делопроизводства
О большом дефиците специалистов делопроизводства и архивов говорит тот факт, что курсы делопроизводства и архивов читают все, кому не лень. Объявлениями такого рода пестрит не только интернет, но и объявления на столбах и подъездах, в которых наряду с парикмахерами, электриками, массажистами готовят и делопроизводителей. Специалистов – единицы.
ТОО «BSP Archiv Audit» совместно с «Казахстанская Ассоциация архивистов и делопроизводителей» проводит курсы повышения квалификации, как для работников государственных архивов, государственных учреждений, так и для всех желающих.
ТОО «BSP Archiv Audit» и «Казахстанская Ассоциация архивистов и делопроизводителей» имеют хорошую материальную базу, высококлассный профессиональный кадровый состав: докторов и кандидатов наук, практиков с большим опытом работы. Преподавание ведется на казахском и русском языках. Мы имеем возможности пригласить лекторов-специалистов из дальнего и ближнего зарубежья.
______________________________________________
По окончании курсов выдается сертификат.
Темы курсов заказываете сами. По желанию организовываются практические занятия по составлению номенклатуры дел, по научно-технической обработке документов учреждений, которые включают: экспертизу ценности документов, формирование дел, написание исторической справки и предисловия, составление акта о выделении к уничтожению документов и дел и др.