Управление документацией одна из основополагающих и трудоемких процедур в любой компании. Она требует квалифицированного подхода, знания правил, законодательства РК и различных нормативных актов и инструкций.
Управление документацией — это выработка единых правил работы с документами компании, их систематизации и хранения. От соблюдения этих правил зависит вся работа организации.
В управлении документацией выделяется несколько важных этапов:
- Сначала определяем виды документации: учредительская, документация по личному составу, бухгалтерская и финансовая документация, входящая и исходящая, конструкторская, сметная, научно-техническая, проектная, документация по закупкам.
- Затем для каждого вида определяется состав документов. Например к закупочной документации относятся заявки на приобретение того или иного товара, накладные, закупочные ведомости.
- После этого документы должны быть сгруппированы по общим схемам движения. Определяются списки согласования и утверждения, необходимые реквизиты и т. д. На этом этапе проверяется соответствие требованиям различных нормативных актов.
- Отдельным и важным этапом управления документациейявляется формирование и передача дел и документов на архивное хранение. Сюда входит архивная обработка документов, проведение экспертизы ценности , создание положения об архиве и назначение ответственных лиц за сохранность и дальнейшее использование документов организации.
Для того, чтобы осуществлять грамотное управление документацией и своевременно передавать дела и документы на хранение в архив ТОО «Архив-Аудит» советует обращаться к профессионалам своего дела. К специалистам, которые имеют необходимые знания в области стандартов делопроизводства, всех нормативных актов и правил ведения и хранения документации. Команда «Архив-Аудит» поможет вам сделать процесс управления документации по всем правилам и требования законодательства, а также предоаставит свои услуги по ведению и хранению вашей архивной документации.
Описание: Управление документацией одна из основополагающих и трудоемких процедур в любой компании