Переплёт документов — одна из завершающих операций при подготовке дел к архивному хранению. При этом недостаточно просто собрать документы в папку и прошить их. Дело должно быть правильно сформировано и оформлено с учётом установленного срока хранения.
В первую очередь необходимо определить срок хранения документов. Он устанавливается в соответствии с действующим Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. На сегодняшний день применяется Перечень, утверждённый приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ, с изменениями, внесёнными приказом от 25 июня 2026 года № 304-НҚ.
Сколько листов может быть в одном деле
Для документов постоянного хранения и документов по личному составу при формировании дел необходимо соблюдать установленные требования к их объёму. В одном деле должно быть не более 180 листов. Если документов больше, дело разделяют на несколько томов (частей).
При этом документы не следует объединять в одно дело только для того, чтобы уменьшить количество папок. Дела формируются по установленным признакам: по виду документов, вопросу, периоду, сроку хранения и другим основаниям.
Для документов временного хранения такого общего ограничения — не более 180 листов в одном деле — не установлено. Поэтому их объём определяется исходя из состава документов и удобства дальнейшего хранения и использования.
Как выполняется архивный переплёт
Перед переплётом документы необходимо привести в порядок: убрать скрепки, скобы и другие металлические элементы, расположить листы в установленной последовательности, проверить правильность формирования дела и выполнить нумерацию листов.
После этого документы прошиваются и переплетаются.
Для дел, предназначенных для архивного хранения, применяется прошивка не менее чем на четыре прокола с оформлением дела в твёрдую обложку. Прошивка выполняется прочной нитью; при архивном оформлении используется, в частности, шёлковая нить.
Такой способ переплёта позволяет надёжно закрепить документы и сохранить целостность дела при длительном хранении и неоднократном обращении с ним.
Что важно учесть при подготовке документов
Переплёт — это только одна часть работы. До него необходимо правильно определить, какие документы должны войти в конкретное дело и какой срок хранения для них установлен.
Особого внимания требуют документы постоянного хранения и документы по личному составу, в том числе имеющие срок хранения 75 лет. Их формирование и оформление должно выполняться с соблюдением требований архивных правил.
С документами временного хранения ситуация иная: прежде чем формировать такие дела, необходимо посмотреть установленный для них срок хранения в действующем Перечне типовых документов № 279-НҚ с учётом изменений, внесённых приказом № 304-НҚ от 25 июня 2026 года.
Также важно не смешивать в одном деле документы с разными сроками хранения, если для этого нет предусмотренных оснований.
Почему обычного скоросшивателя недостаточно
Для текущей работы документы часто хранятся в папках со скоросшивателями, пластиковых файлах или других удобных офисных приспособлениях. Для архивного хранения такой способ не всегда подходит.
Архивное дело должно быть подготовлено таким образом, чтобы документы можно было сохранить в течение установленного срока, при необходимости просмотреть и использовать без нарушения их целостности.
Поэтому при подготовке документов к архивному хранению необходимо соблюдать весь порядок оформления: правильно сформировать дело, определить его срок хранения, пронумеровать листы, оформить необходимые реквизиты и только после этого выполнить переплёт.
Если документов много, а сроки их хранения различаются, самостоятельный переплёт без предварительного формирования дел может привести к ошибкам и необходимости переделывать уже готовые папки.
SARCHIVAUDIT выполняет полный комплекс работ по подготовке документов организаций к архивному хранению: экспертизу ценности документов, формирование дел, нумерацию листов, оформление обложек, составление описей и архивный переплёт.