Опись дел — это групповой справочник, в котором систематизированы все заголовки описанных дел. Он предназначается для ознакомления с составом и содержанием дел и закрепления системы при учете дел. Вопрос как составить опись документов задают многие, кому приходится сталкиваться с ведением делопроизводства.
Составление описи документов — трудоемкий процесс, требующий хорошего знания делопроизводства, архивного дела и внимательности. Прежде чем составить опись дел, надо их правильно сформировать, провести опись документов внутри дела и правильно сгруппировать. Затем все сформированные дела надо правильно озаглавить и уже эти заголовки вносятся в опись дел. Эти этапы работы с документами относятся к системе хранения документов в организации.
Опись дел — это реестр всех передаваемых документов, основной учетный документ, и инструмент, обеспечивающий оперативный поиск любого дела в архиве. Система хранения документов - один из важных факторов для эффективной работы компании.
Специалисты компании Архив-Аудит в процессе проведения архивной обработки составляют описи дел отдельно на каждый вид хранения:
- дела, хранящиеся постоянно;
- временного срока хранения;
- дела, которые относятся к личному составу;
- особенные дела (судебные, следственные дела, различные научные отчеты, предложения)
При составлении описи документов каждое дело имеет свою описательную статью. В описательную статью входит:
- номер дела по порядку ;
- индекс, который присвоен делу;
- заголовок самого дела тома или части, при чем он должен соответствовать заголовку, выведенному на обложку дела;
- даты документов в деле;
- число листов в деле, томе или части;
- срок хранения ;
Наша компания ТОО "Архив-Аудит" - оптимальное и надежное решение для Вашего архива. Мы знаем, что система хранения документо очень важна для каждой компании и поможем наладить грамотную работу с ней, а также обучитьт ваших менеджеров работе с документами и системой хъранения документов.
Описание Опись дел — основной учетный документ для архивного хранения. Опись дел или документов проводится по строго установленным правилам.