Документ переводится с латыни как «доказательство». Значение документов трудно переоценить.
Одна из главных функций любого документа это сохранение и передача информации. Причем передача информации может быть как массовой, так и ограниченному кругу лиц. Отсюда документы могут быть общественными, секретными или с различными уровнями допусков.
Значение документов в современном мире — это зафиксированная информация на материальном носителе, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом как доказательство при подтверждении различных правовых обязанностей или в ходе деловой деятельности.
Документ — это неотъемлемая часть любой компании. Он регулирует отношения между структурными единицами, регламентирует отношения между сотрудниками, служит основой для принятия решений, несет информативные функции, является базой для различного вида отчетности.
В зависимости от своих функций документы делятся на различные виды:
- По происхождению документы бывают личного и официального вида.
- По способу создания: бумажные, электронные, видео, фото, графические, аудио
- По способу движения документы делятся на входящие, исходящие, внутренние и внешние.
- По смысловому составу документы могут быть простыми и сложными
- По пользовательскому критерию документы делятся на массовые, секретные и с ограничением доступа.
- По способу документирования могут быть типовыми, индивидуальными или свободной формы, трафаретными.
- По степени подлинности — оригиналы, копии или дубликаты
- По срокам хранения — постоянного, длительного и кратковременного срока.
Каждый тип документов имеет свои требования, правила, тонкости. Совокупность документовназывается документооборотом.
Важно знать, что правильное ведение документов компании, их сохранность — основополагающее правило любой компании с момента ее создания. Значение документов для любой компании должны быть краеугольным камнем. И халатное отношение к документам, незнание специфики и правил их ведения, назначения, движения может привести к печальным последствиям. Поэтому каждая компания должна время от времени проводить контрольные проверки всего документооборота, выявлять возможные нарушения и вовремя их исправлять. Лучше всего для этого обращаться в компании, которые предоставляют услуги архивного аудита.
Наша компания ТОО "Архив-Аудит" - оптимальное и надежное решение для вашего архива.
Описание: Документ — это неотъемлемая часть любой компании, он выполняет ряд важных функций.