Передача документов в архив при ликвидации компании в Казахстане

При ликвидации компании необходимо позаботиться не только о завершении расчётов и закрытии обязательств, но и о сохранности документов. Документы Национального архивного фонда и документы по личному составу подлежат обязательной передаче на архивное хранение. При этом передать папки и коробки недостаточно: документы должны быть упорядочены и оформлены в соответствии с установленными требованиями.

Обязательна ли сдача документов в архив при ликвидации ТОО?

Да. Согласно пункту 4 статьи 8 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», при ликвидации юридического лица документы Национального архивного фонда и документы по личному составу передаются в упорядоченном виде в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом.

После приёма документов архив выдаёт архивную справку о приёме на государственное хранение.

Таким образом, подготовка документов к сдаче в архив — необходимая часть работы при ликвидации компании.

Что означает передача документов в упорядоченном виде?

Упорядочение — это комплекс архивных работ, который включает формирование документов в дела, их описание и оформление по установленным правилам.

В зависимости от состава и состояния документов архивная обработка включает:

• экспертизу ценности документов и определение сроков хранения;

• систематизацию документов и формирование дел;

• нумерацию листов и оформление дел;

• архивный переплёт или подшивку;

• составление описей дел и необходимой сопроводительной документации.

Такая подготовка позволяет определить, какие документы подлежат передаче на хранение, обеспечить их сохранность и возможность дальнейшего поиска.

Кто организует подготовку и передачу документов?

При ликвидации компании подготовку и передачу архивных документов необходимо включить в план работы ликвидационной комиссии.

Пункт 168 Правил, утверждённых приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235, предусматривает, что передача документов Национального архивного фонда, включая электронные, в упорядоченном виде производится за счёт собственных средств юридических лиц, передающих архивы.

Поэтому объём архивных работ и расходы на их выполнение стоит определить заранее.

Подготовка документов к сдаче в государственный архив в Алматы

Если предстоит ликвидация ТОО, начните с оценки состояния архива: какие документы сохранились, за какие годы и насколько правильно они оформлены. Это поможет определить порядок подготовки и объём необходимых работ.

Специалисты «Архив Аудит» оказывают архивные услуги в Алматы: проводят экспертизу ценности документов, систематизацию и формирование дел, архивный переплёт, составление описей и подготовку документов к передаче в архив.

Планируете ликвидацию компании и нужно сдать документы в архив? Обратитесь в ТОО «BSP Archiv Audit». Мы оценим состояние документов, определим необходимые работы и подготовим коммерческое предложение на архивную обработку и подготовку к передаче.

Позвоните: +7 (727) 311-99-26, +7 (701) 997-79-40
Напишите: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.