Систематизация документов и формирование дел

В процессе деятельности предприятий образуются множество самых различных документов — кадровые документы, бухгалтерские документы, письма, отчеты, жалобы, иски. Все эти документы без должного порядка и контроля теряются, путаются, что может повлечь серьезные финансовые убытки. Поэтому — систематизация документов и правильное формирование дел — одно из главных критериев успешной деятельности предприятия.

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

• номинальный (по видам документов) - приказы, распоряжения протоколы, письма, справки и т.д.;
• корреспондентский;
• по грифу ограничения доступа к документу «ДСП» и т.д.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:
   1. исполненные документы;
   2. правильно оформленные документы;
   3. один экземпляр каждого документа (оригинал или заверенная копия);
   4. документы одного года (за исключением переходящих дел³).
2. Дело не должно содержать более 180 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов.

Цели систематизации документов и формирования дел:

• сокращение количества документов
• типизация форм документов
• повышение качества документации
• снижение трудоемкости их оформления, хранения, использования.

Правильное формирование дел  значительно упрощает доступ ко всей необходимой документации и ее использованию в работе.

Формирование дел — это процесс разнесения ранее систематизированных документов по отдельным группам, в строгом соответствии с установленными правилами и номенклатурой дел.

Формирование дел включает в себя три этапа:

1. Распределение документации по делам
2. Систематизация документов внутри дела
3. Оформление обложки дела.

Все дела, правильно сформированные хранятся в структурных подразделениях, или на местах их создания  до передачи на архивное хранение.

Для грамотной систематизации документов и формирования дел надо обладать хорошими знаниями архивного дела и делопроизводства. Поэтому самое экономичное решение для организации — пригласить специалистов компании Архив-Аудит.

Наша компания ТОО "Архив-Аудит" - оптимальное и надежное решение для вашего архива.

Описание: Цели систематизации документов и формирования дел.