Значение документов

Документ переводится с латыни как «доказательство».  Значение документов трудно переоценить.

Одна из главных функций любого документа это сохранение и передача информации. Причем передача информации может быть как массовой, так и ограниченному кругу лиц. Отсюда документы могут быть общественными, секретными или с различными уровнями допусков.

Значение документов в современном мире — это зафиксированная информация на материальном носителе, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом как доказательство при подтверждении различных правовых обязанностей или в ходе деловой деятельности.

Документ — это неотъемлемая часть любой компании. Он регулирует отношения между структурными единицами, регламентирует отношения между сотрудниками, служит  основой для принятия решений, несет информативные функции, является базой для различного вида отчетности. 

В зависимости от своих функций документы делятся на различные виды: 

1. По происхождению документы бывают личного и официального вида.
2. По способу создания: бумажные, электронные, видео, фото, графические, аудио
3. По способу движения документы делятся на входящие, исходящие, внутренние и внешние.
4. По смысловому составу документы могут быть простыми и сложными
5. По пользовательскому критерию документы делятся на массовые, секретные и с ограничением доступа.
6. По способу документирования могут быть типовыми,  индивидуальными или свободной формы, трафаретными.
7. По степени подлинности — оригиналы, копии или дубликаты
8. По срокам хранения — постоянного, длительного и кратковременного срока. 

Каждый тип документов имеет свои требования, правила, тонкости. Совокупность документовназывается документооборотом. 

Важно знать, что правильное ведение документов компании, их сохранность — основополагающее правило любой компании с момента ее создания.  Значение документов для любой компании должны быть краеугольным камнем.  И халатное отношение к документам, незнание специфики и правил их ведения, назначения, движения может привести к печальным последствиям. Поэтому каждая компания должна время от времени проводить контрольные проверки всего документооборота, выявлять возможные нарушения и вовремя их исправлять. Лучше всего для этого обращаться в компании, которые предоставляют услуги архивного аудита.

Наша компания ТОО "Архив-Аудит" - оптимальное и надежное решение для вашего архива.

Описание: Документ — это неотъемлемая часть любой компании, он выполняет ряд важных функций.